使い方 ／ カギの発行
発行した暗証番号やカード、招待した管理者を定期的に見直すときは、この見直しシートをお使いください。アクセスユーザーには期間の定めがないため、削除するまで、発行した番号でいつでも解錠できます。退職・退去・契約が終わった人の番号が残っていないかを、半年に一度を目安に確かめると安心です。
対象：オフィス、社宅・寮、学校・クリニック、無人店舗などで、RemoteLOCK のクラウド管理画面を使っている運用担当・総務・管理人の方
一覧の見方と削除のしかたは アクセスユーザー・アクセスゲストの確認と編集 にあります。担当者が替わるときの手続きは、管理者の引き継ぎシート をお使いください。
こんなときにお使いください
年度末や年度初めに、人が入れ替わったあと
退職や異動、入居者の入れ替わりが多い時期のあとです。一人ずつ削除していても、漏れが出やすい時期です。「アクセスユーザー」のシートで、いまも要る人かを1行ずつ確かめてください。
清掃・工事・警備などの業者との契約が終わったとき
アクセスユーザーとして業者に出した番号は、契約が終わっても自動では使えなくなりません。業者の番号と、業者向けに出したアクセスゲストの期間を確かめてください。担当者が替わっただけのときは、番号を変えることもできます。
番号が知られてしまったかもしれないとき
番号を書いたメモをなくした、退職した人が番号を知っている、といった場合です。その番号を使っている人を書き出し、番号を変えるか削除するかを決めてください。
1. 見直しシートをダウンロードしてください
Excel には5枚のシートが入っています。黄色の欄に書き込みます。どのシートも A4 縦で1枚に印刷できるように設定してあります。
- RemoteLOCK カギと管理者の定期見直しシート（Excel）：表紙と使い方・アクセスユーザー・アクセスゲスト・本体の番号・管理者・宛先・見直しの記録 の5枚が入っています
見本：ダウンロードできる資料を、印刷したときの形で縮小しています。
- 表紙と使い方：見直した日を入れると、半年後の「次に見直す日」が出ます。見直すときの目安と、4つの手順が書いてあります。
- アクセスユーザー・アクセスゲスト：1行が1人です。いまも要るかと、どうしたかを選びます。
- 本体の番号・管理者・宛先：ローカルPIN、管理者、お知らせの宛先、物理鍵を確かめます。
- 見直しの記録：削除・変更した数と、「要らない」のに残っている数を、ほかのシートから自動で数えます。
「要らない」を選んで「どうしたか」が空のままの行は、薄い朱色になります。このシートには、暗証番号、プログラミングコード、ログインのパスワードを書かないでください。
2. アクセスユーザーとアクセスゲストを見直してください
- クラウド管理画面の「アクセス」を開き、右上の3つの点から「一覧のCSV出力」を選んで保存します。「有効」で絞り込んでから出力すると、いま使える人だけが出ます。
- 保存した一覧から、名前と所属をシートの「アクセスユーザー」「アクセスゲスト」に貼ります。CSV が文字化けするときは、Excel の「データ」タブの「テキストまたはCSVから」で読み込んでください（レポートのCSV出力 の「文字化けするとき」）。
- 1行ずつ、いまも要るかを「要る」「要らない」「確かめる」から選びます。「確かめる」にした人は、名前を押して開く詳細画面の「イベント」タブで、最後に使った日を見ます。
- 開けられるドアが広すぎないかも、詳細画面の「ドアアクセス」で確かめます。
アクセスゲストは期間が終わると自動で使えなくなるので、確かめるのは「有効」と「開始前」のゲストです。終了の日が先すぎるゲストや、予定が取り消されたのに残っているゲストがいないかを見ます。同じ人に何度もゲストを出しているときは、アクセスユーザーにして、アクセススケジュール で曜日や時間を限る方が、管理しやすいことがあります（カギの発行のしくみ）。
3. 一覧に出ないものも確かめてください
ローカルPIN、管理者、お知らせの宛先は、「アクセス」の一覧には出てきません。シートの「本体の番号・管理者・宛先」で、1つずつ確かめてください。
- ローカルPIN：本体に直接登録した番号です。クラウドで発行した番号とは別の枠なので、アクセスユーザーを削除しても残ります。5i・7i・8j系・9j系・E06系はデバイスの「設定」で見られます。500i・700i・900j はクラウド管理画面では見られないので、本体で確かめてください（ローカルPIN）。シートには番号を書かず、誰の番号かと件数だけを書きます。
- 管理者：右上のメニューの「管理者と権限タイプ」で、管理者と「保留中の招待者」を見ます。辞めた人が管理者のままだと、権限によっては、クラウド管理画面にログインして番号を見たり、出したりできます（管理者と権限タイプ）。
- お知らせの宛先：「高度な機能」→「お知らせ機能」→「通知先」で見ます。宛先は管理者とは別に登録するので、管理者を削除したときは宛先も確かめてください（お知らせ機能）。
- 物理鍵：非常用の鍵が付属する機種では、本数と保管場所が前回と同じかを確かめます。
4. 削除・変更したら、記録を残してください
クラウド管理画面で削除や変更をしたら、シートの「どうしたか」と「した日」を書きます。削除したアクセスユーザー・アクセスゲストは「削除済み」に移り、解錠はできなくなります。
最後に「見直しの記録」のシートを開き、今回の結果を下の表に書き写してください。次に見直すときは、ファイルを複製してから「アクセスユーザー」などのシートを空にすると、前回の記録が残ります。