スマートロック導入の稟議書のひな形｜目的・費用・効果・リスクと対策を書き写せる Word – RemoteLOCK

導入の検討／費用と効果

スマートロックの導入を社内の稟議にかけるときは、このひな形をお使いください。目的・導入の内容・費用・効果・リスクと対策・スケジュール・添付する資料の7つの項目に、記入例が入っています。金額は見積書から、効果の数字は試算シートの「まとめ」から写すと、A4 で2枚の稟議書になります。

対象：社宅・寮、オフィス、ホテル・宿泊施設、学校・クリニック、無人店舗などで、スマートロックの導入を社内で決める総務・施設管理・経営企画の方

こんなときにお使いください

上司や決裁者に「なぜ要るのか」「いくらかかるのか」「困ることはないのか」を1つの書類で伝える場合です。ひな形の順に書くと、聞かれやすいことが一通りそろいます。

様式が決まっている会社では、ひな形の項目ごとの文章を、自社の様式に写してお使いください。記入例の【】を書き換えるだけで、文章として読める形にしてあります。

「電池が切れたら入れなくなるのでは」「停電したらどうなるのか」といった心配に、先に答えておく場合です。「5．リスクと対策」に、ヘルプ記事に合わせた答えを入れてあります。

Word で A4 縦の2枚です。【】の中を書き換え、灰色の説明の文字を消してからお使いください。

RemoteLOCK スマートロック導入の稟議書のひな形（Word）：表題・起案欄と、目的・導入の内容・費用・効果・リスクと対策・スケジュール・添付する資料の7つの項目が入っています

見本：ダウンロードできる資料を、印刷したときの形で縮小しています。

初期費用：見積書の合計を写します。お見積りは、本体・取り付け工事・その他実費（交通費・部品代など）を合わせた金額です（RemoteLOCK・TOBIRAの価格とお見積り）。
月額費用：クラウドの利用料です。台数に応じてかかります。年あたりの金額も書いておくと、効果と比べやすくなります。
補助金・助成金：使う制度があれば、名前と金額を書きます。制度の探し方はスマートロック導入の補助金・助成金にあります。
効果：試算シートの「まとめ」から、いまと導入したあとの年あたりの金額、その差、初期費用を回収できる年数の目安を写します。試算から出した目安であることを書き添えてください。

金額がまだ決まっていないときは、扉の写真か図面を送ってお見積りを依頼してください。見積書があると、決裁する人も金額を確かめやすくなります。

ひな形の「5．リスクと対策」には、次の5つが入っています。機種や使い方に合わない行は消してください。

電池が切れる：電池残量が下がったときに、管理者へメールで知らせる設定にします（お知らせ機能）。切れたときは、物理鍵（付属する機種）か、非常用電源（8j系・9j系・900j系・E06系）で開けます（電池が切れて開けられないとき）。
停電する：電池で動く機種は、停電しても使えます。外部電源につなぐ機種は、非常用電源か物理鍵で開けます。
Wi-Fi・インターネットが切れる：本体に届いている暗証番号は、通信が切れても使えます。新しく出した番号は、つながり直してから本体に届きます（スマートロックの停電・通信障害のときの動き）。
番号が知られる・人が辞める：番号を変えるか、削除します。半年に一度などに、残っている番号と管理者を見直します（カギと管理者の定期見直しシート）。
担当者が替わる：前任がいるうちに、管理画面の手続きと引き継ぐ情報を、前任と後任で確かめます（管理者の引き継ぎシート）。

電気錠・電磁錠を動かす構成（TOBIRA など）では、停電のときに開いたままにするか閉じたままにするかを、取り付けのときに決めます。この構成で導入するときは、停電・通信障害の記事を読んで、行を書き換えてください。

稟議書と一緒に、次の資料を添えると、決裁する人が中身を確かめやすくなります。

スケジュールは、相談から取り付けまで1か月程度が目安です（機種選びと取り付けチェックの「導入までのスケジュール」）。取り付けの日は、施工会社と決めます。

導入したあとは、導入後の効果の振り返りシート（Excel）で、見込みと実績を並べて確かめられます。