導入の検討 ／ 費用と効果
スマートロックを導入したあとに効果を確かめるときは、この振り返りシートをお使いください。導入前に試算シートで出した見込みと、導入して3か月後・1年後の実績を並べると、減った手間と費用、見込みとの差、初期費用を回収できる年数の目安が出ます。利用者やスタッフの声も、あわせて書き残せます。
対象：社宅・寮、オフィス、ホテル・宿泊施設、学校・クリニック、無人店舗などで、スマートロックを導入した施設の運用担当・総務・施設管理の方
導入前の見込みは 鍵の受け渡しの手間と費用の試算シート で出せます。次の拠点に広げるときの稟議は、スマートロック導入の稟議書のひな形 をお使いください。
こんなときにお使いください
次の拠点に広げるための稟議を出すとき
1つ目の拠点で使ってみて、ほかの拠点にも広げたい場合です。見込みではなく実績の数字と、実際に使った人の声を添えられるので、決裁する人に伝わりやすくなります。
本部や経営層に、導入の効果を報告するとき
導入して3か月後や1年後に、効果を報告する場合です。「まとめ」のシートに、導入前・見込み・3か月後・1年後が1枚に並びます。
運用で困っていることを洗い出したいとき
「番号を忘れて入れなかった」「案内が分かりにくかった」などの声を書き残しておくと、案内や設定を直すきっかけになります。困ったことの件数も、まとめに出ます。
1. 振り返りシートをダウンロードしてください
Excel には5枚のシートが入っています。黄色の欄に書き込むと計算します。どのシートも A4 で1枚に印刷できるように設定してあります。
- RemoteLOCK 導入後の効果の振り返りシート（Excel）：表紙と使い方・試算の見込み・実績（数字）・声と気づきのメモ・まとめ の5枚が入っています
見本：ダウンロードできる資料を、印刷したときの形で縮小しています。
- 表紙と使い方：導入した日を入れると、3か月後と1年後の振り返る日が出ます。
- 試算の見込み：試算シートの「まとめ」から、いまと導入したあとの月あたりの時間と費用を写します。初期費用とクラウドの月額利用料も書き込みます。試算をしていないときは、見込みの欄を空けたままで構いません。
- 実績（数字）：試算シートと同じ作業の並びに、3か月後と1年後の回数・1回の時間・外へ払った費用を書き込みます。
- 声と気づきのメモ：1行に1件ずつ、日付・誰の声か・種類・内容・どう対応したかを書きます。
- まとめ：導入前・見込み・3か月後・1年後の4列が並びます。報告や稟議に添える1枚です。
2. 実績の数字を書き込んでください
「実績（数字）」のシートの回数は、その期間の合計（3か月後は3か月分、1年後は12か月分）で書き込みます。まとめでは、月あたりに直して比べます。作業の時間を記録していないときは、おおよその時間で構いません。
導入したあとに増えた作業も書き込んでください。番号の発行と案内、利用者からの問い合わせへの対応、電池の交換などです。
利用された回数や電池交換の回数は、クラウド管理画面の「レポート」→「イベント」で開始日を指定して検索し、CSV に出すと数えられます（レポートのCSV出力）。イベントの CSV には、解錠に使った暗証番号がそのまま入っています（入（退）室の履歴でできること）。CSV は振り返りシートに貼らず、手元の Excel で絞り込んで、件数だけを書き込んでください。
3. 声と気づきを書き残してください
数字に出ないことは、「声と気づきのメモ」にその都度書き残してください。振り返る日にまとめて思い出すより、聞いたときに書くほうが、具体的な声が残ります。
- 誰の声か：入居者・利用者、スタッフ、業者、管理者、その他から選びます。名前ではなく立場を書くと、報告や稟議に添えて社内で回しやすくなります。
- 種類：よかったこと、困ったこと、要望、その他から選びます。
- まとめに載せる：報告で伝えたい声に「載せる」を付けます。まとめに件数が出るので、その中から3つまでを「伝えたいこと」に書き写してください。
困ったことは、「どう対応したか」も書いておくと、次の拠点で同じことが起きたときの備えになります。
4. まとめを報告や稟議に添えてください
「まとめ」のシートには、次の数字が並びます。
- 月あたりの時間と費用、年あたりの費用
- 導入前との差（年あたりに減った費用）
- 見込みとの差（プラスは、見込みより多く減ったことを表します）
- 実績で計算した、初期費用を回収できる年数の目安
- 声と気づきの、種類ごとの件数と、伝えたいこと3つ
実績を書き込んでいない期間の列は、空欄になります。試算をしていないときは、導入前との差と回収年数は出ません。金額は、書き込んだ数字から出した目安です。
次の拠点に広げるときは、まとめを スマートロック導入の稟議書のひな形 の「4．効果」に写し、まとめのシートを添付してください。