通知とメール・ゲストへの案内 ／ 公共施設
公民館・集会所・体育館・学校開放などで、スマートロックの扉を住民の方に使っていただくときは、このひな形で利用者向けの案内をお作りください。予約から暗証番号の受け取り、扉の開け方、帰るときの鍵のかけ方、困ったときの連絡先までを、A4 で2枚にまとめた Word です。【 】の中を書き換え、機種に合う行を残せば、そのまま配ったり、施設のホームページに載せたりできます。
対象：公共施設に RemoteLOCK を導入し、利用する方への案内を作る自治体の担当課・指定管理者の方
扉の横に貼る開け方の案内は 扉の横に貼る案内の文例、「番号を忘れた」「開かない」などの答えを1枚にしたものは 入居者・利用者向けのよくある質問 にあります。導入の前に庁内で説明する資料は 公共施設のスマートロック導入の説明資料 をお使いください。
こんなときにお使いください
スマートロックでの貸し出しを始めるとき
これまで窓口や管理人から鍵を受け取っていた住民の方に、「鍵の受け取りが要らなくなること」と「当日の入り方」を知らせる場合です。運用を始める日の前に、施設の掲示や広報、予約の窓口でお配りください。
施設のホームページや予約システムに、使い方を載せたいとき
Word の文章を、そのまま写して載せられます。予約が決まったときに送るメールに添える短い文面は、この記事の「3．メールに添える文面」にあります。
利用する方からの問い合わせを減らしたいとき
「番号が届かない」「赤く光って開かない」「鍵のかけ方が分からない」といった問い合わせに、先に答えておく場合です。「5．困ったとき」に、利用する方が自分で試せることと、連絡が要るときをまとめています。
1. 利用者案内のひな形をダウンロードしてください
Word で A4 縦の2枚です。【 】の中を書き換え、灰色の説明の文字と上の枠を消してからお使いください。
- RemoteLOCK 公共施設の利用者案内のひな形（Word）：表題と対象の施設、ご利用の流れ・扉の開け方・帰るときの鍵のかけ方・ご利用のきまり・困ったとき・お問い合わせ の6つの項目が入っています
見本：ダウンロードできる資料を、印刷したときの形で縮小しています。
- 表題と対象の施設：施設の名前、暗証番号で開ける扉の場所、始まる日です。
- 1〜3：ご利用の流れ（予約する → 暗証番号を受け取る → 扉を開けて入る → 施設を使う → 片付けて鍵をかけて帰る）、扉の開け方、帰るときの鍵のかけ方です。
- 4〜6：ご利用のきまり、困ったとき、お問い合わせです。
2. 配る前に、4か所を施設に合わせてください
暗証番号の届き方
予約のしくみによって、番号が届く先が変わります。弊社の施設予約システム まちかぎリモート や、RemoteLOCK と連携している予約システムをお使いのときは、その案内に合わせて「メールで届く」「マイページで確かめる」などに書き換えてください（公共施設のスマートロック導入）。窓口で番号をお伝えする運用なら、そのように書きます。
扉を開けられる時間
予約の開始より前から入れるようにするかは、予約のしくみの設定で決まります。予約エンドポイントに対応した予約システムと連携しているときは、クラウド管理画面の「Bookings API設定」で、予約の開始より何分前から開けられるか、終わってから何分後まで開けられるかを決められます（Bookings API設定）。設定した時間に合わせて「1．ご利用の流れ」の「 分前」を書き換え、設定していないときは消してください。
扉の開け方と鍵のかけ方
「2．扉の開け方」と「3．帰るときの鍵のかけ方」には、500i・700i・9j・900j・8j系・E06系の行が並んでいます。お使いの機種と設定に合う行を1つずつ残してください。
- 確定のボタンを押す設定かどうか：クラウド管理画面で扉のデバイスを開き、「設定」で確かめます。設定と違う文面を配ると、番号が合っていても開けられません（扉の横に貼る案内の文例 の「貼る前に」）。
- 鍵のかかり方：500i は、開けてから決めた時間がたつと鍵がかかるタイマー式です。700i・9j・900j・8j系・E06系は、扉が閉まってから鍵がかかります（500i・700i・9jのオートロックの違い）。500i では、帰るときに外のボタンで鍵をかけていただく文面にしてあります。
施設によって扉の機種が違うときは、施設ごとに1枚ずつお作りください。ICカードや QRコードで開ける扉は、扉の横に貼る案内のICカード版・QRコード版 の文面に差し替えてください。
連絡先
開かないときに利用する方が電話できる先を、受付時間とあわせて必ず書いてください。電池が切れると、ボタンを押しても反応しなくなり、暗証番号では開けられません（電池が切れて開けられないとき）。弊社のサポート窓口の受付は平日 9:00〜17:00 です。夜間・休日に入れないときの連絡先と対応は、施設の側で決めて書いてください。
この紙には、暗証番号を書かないでください。
3. メールに添える文面
予約が決まったときに送るメールや、施設のホームページに載せるときは、次の文面をお使いください。【 】の中と、開け方の1行を書き換えます。開け方の文面は「2．扉の開け方」の表から写してください。
【施設の名前】のご利用について ・予約した時間【の 分前】から、暗証番号で【扉の場所】の扉を開けて入れます。鍵の受け取りは要りません。 ・開け方：【例：暗証番号を押したあと、＊ を押してください。】 ・番号は、予約した時間だけ使えます。ほかの方には教えないでください。 ・お帰りのときは、扉を閉めて、鍵がかかったことを確かめてください。 ・ボタンを押しても開かないときは、1分ほど待ってから押し直してください。それでも開かないとき、光らないときは、【施設の名前・担当課】（電話：【電話番号】、受付：【受付時間】）へご連絡ください。
4. 運用を始める前に、次のことを確かめてください
案内を配る側で、運用を始める前に確かめておくと、当日の「開かない」を減らせます。
- 予約の直前に出た番号：暗証番号は、本体が次にクラウドと通信したときに本体に届きます。予約の直前に出た番号は、届く前だと正しい番号でも開きません。現地で本体のキーを一度押し、1分ほど待つと届きます（直前の予約で暗証番号が使えないとき）。案内の「1分ほど待ってから押し直す」は、このためのものです。
- 電池の残量：残量が下がったときに担当の方へメールで届くように設定し、交換の担当を決めておきます（お知らせ機能、電池交換カード）。
- 開かないときの手順：連絡を受ける方の手元に、扉が開かないときの対応カード を置いておきます。
- 実際に開けてみる：始まる日の前に、担当の方の番号で扉を開け、帰るときの鍵のかかり方まで、案内のとおりに動くかを確かめてください。